鹿島プライベートリート投資法人は、個人情報の保護に関する法律、個人情報の保護に関する法律施行令その他関連する法令等の内容を遵守するとともに、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

方針

本投資法人は、個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関連法令、規範、社内規則等を遵守し、適切な安全管理の措置を実施し、個人情報を目的外に利用せず、その苦情等に適切に取り組むほか、個人情報の適正な取扱いと、安全かつ確実な運営に努めます。

個人情報の取得

本投資法人は、個人情報の取得に際しては、下記の利用目的の達成に必要な範囲で、適法かつ適正な方法により、これを行います。
本投資法人は、個人情報を取得するに先立ち、利用目的をホームページ等で公表するものとし、書面等を通じて個人情報をご提供いただく場合には、個人情報の利用目的をあらかじめ明示いたします。但し、取得の状況から利用目的が明らかな場合、その他、法令等により認められる場合は、利用目的の明示を省略させていただくことがあります。

個人情報の利用目的

本投資法人が取得する個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

1. 本投資法人の投資主（以下｢投資主様｣といいます。）に関する情報管理、属性分析及びそのデータの開示（但し、個人が特定できる開示方法はとりません。）を行うため
2. 資産運用報告の送付、投資主総会開催のご案内、分配金又は払戻金のお支払い等、法令の規定に基づく投資主様の本投資法人に対する権利の行使及び本投資法人の投資主様に対する義務の履行に関する業務を行うため
3. 本投資法人による不動産及び不動産を信託財産とする信託受益権（以下、信託財産としての不動産を「信託不動産」といいます。）、その他資産の取得及び売却を検討するに当たって必要な調査分析（本人確認、信用調査及び権利関係調査を含みますが、これに限りません。）、並びに当該取得及び売却に係る契約の履行（連絡、問い合わせ、登記等）に関する業務を行うため
4. 本投資法人が保有する不動産、信託不動産及びその他資産（以下「保有物件」といいます。）に関連する不動産の賃貸を検討するに当たって必要な調査（本人確認及び信用調査を含みますが、これに限りません。）、当該賃貸に係る契約の履行（連絡、問い合わせ、登記等）に関する業務を行うため 
5. 保有物件の修繕、増築又は改築工事等を実施する際におけるテナント様への通知ないし連絡を実施するため
6. 保有物件の購入希望者を募集するため
7. 保有物件に係る損害保険契約の締結のため
8. 上記の他、保有物件の運用に関する業務を行うため
9. お客様へのご連絡、お客様から本投資法人へのお問い合せ又は資料のご請求に関する対応及び対応記録の作成等に関する業務を行うため
10. 本投資法人の投資口の追加発行、本投資法人による資金の借入れ、その他の方法による本投資法人の資金調達のため
11. 本投資法人の決算業務その他の会計及び税務に関する業務のため
12. 投資主様及び本投資法人の潜在的投資主様との関係を円滑にするための方策(情報提供活動等)の実施に関する業務を行うため
13. 犯罪による収益の移転防止に関する法律に基づく取引時確認のため
14. 上記の各業務に関する市場動向分析、顧客満足度調査若しくは商品開発等の調査分析のために利用するため
15. 専門家（弁護士、公認会計士、税理士、不動産鑑定士、司法書士等をいいます。）に助言を依頼するため
16. その他本投資法人の義務の履行及び権利の行使、並びにこれに付随する諸対応のため
17. 本投資法人の適切な業務の遂行に必要な範囲で第三者に提供するため
18. その他、前各項目に附帯又は関連する業務を実施するため

但し、個人情報の提供に際して、上記の利用目的とは異なる利用目的が情報主体(本人)に通知又は明示された場合は、その利用目的が上記の利用目的に優先します。

個人情報の第三者への開示・提供

本投資法人が取得した個人情報は、以下の場合に、住所、氏名、不動産情報、応対内容等の所要項目について、手交、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等で第三者に提供されることがあります。

1. 本人の同意を得ている場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要があり、個人情報の開示・提供について本人の同意を得ることが困難な場合
4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
5. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、個人情報の開示・提供について本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. 本投資法人事業(※1)の推進及び利用目的の達成に必要な範囲内かつ法令で認められる範囲内での第三者への開示・提供

(個人情報を開示・提供する第三者の例示)

• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者
• 利用目的の達成に必要な範囲内で業務を委託した場合の当該業務の委託先
• 本投資法人事業(※1)の範囲内で業務の委託を受けた場合の当該業務の委託元
• 本投資法人事業(※1)の推進に伴い発生する契約の相手先及び見込先
• 本投資法人事業(※1)の推進に伴い新聞・雑誌・インターネット等での広告等を行う場合の当該広告等の掲載業者及び団体
• 本投資法人事業(※1)の推進に伴い発生する登記等にかかる司法書士等
• 本投資法人事業(※1)の推進に伴い発生する融資等にかかる金融機関等
• 不動産の仲介等を営む宅地建物取引業者及び指定流通機構(宅地建物取引業法により国土交通大臣の指定を受けた機構)

• 不動産の仲介等を依頼された場合、契約の相手先を探すために、依頼された不動産情報等を他の宅地建物取引業者や指定流通機構に提供する場合があります。また、他の宅地建物取引業者や指定流通機構から取得した不動産情報等を不動産取引の希望者や他の宅地建物取引業者に提供する場合があります。
  指定流通機構についての詳細は、東日本不動産流通機構のホームページ等を参照してください。

個人データの共同利用

本投資法人は、本投資法人のグループ会社である以下に記載の会社との間で以下の項目の個人データを共同利用します。共同利用する者の利用目的は、以下に記載の共同利用目的のとおりとなります。なお、共同利用する場合の個人データの管理については本投資法人が行います。

【共同利用者】

1. 鹿島建設株式会社
2. 鹿島建物総合管理株式会社
3. 鹿島プロパティマネジメント株式会社
4. 鹿島不動産投資顧問株式会社

【共同利用個人データ項目】

1. 顧客の氏名、住所、電話番号、年齢その他の顧客を識別する情報
2. 顧客の取引履歴

【共同利用目的】

1. 各種リスクの管理等の本投資法人における経営管理及びリスク管理
2. 顧客に対する共同利用者からのサービスの案内等

個人情報の取扱いの委託

本投資法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を他の会社に委託する場合があります。個人情報の取扱いを他の会社に委託する場合、個人情報を取得した際の承諾に基づく利用、提供、安全管理を守るように、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

安全管理措置

本投資法人は、個人データを正確かつ最新の状態で保管・管理し、利用する必要がなくなったときは、個人データを遅滞なく消去するとともに、個人情報管理のための内部規程を定めて個人データを適切かつ安全に管理します。

個人情報に関するお問合せ

個人情報の取扱い全般、並びに、提供された個人情報に対する質問や開示、訂正、利用停止等の請求に関するお問合せ又は個人情報の取扱いに関する苦情のお申出は、下記受付窓口(資産運用委託会社)で受け付けています。但し、内容によってはご要望に応じられない場合があります。

鹿島プライベートリート投資法人
〒100-0014 東京都千代田区永田町2-13-1 オカムラ赤坂ビル6階
執行役員　大河原　紳司
受付窓口
鹿島不動産投資顧問株式会社
〒100-0014 東京都千代田区永田町2-13-1 オカムラ赤坂ビル6階
管理部　個人情報担当(電話03-6550-8570、FAX03-3501-0050)

また、資産運用会社は、個人情報保護法に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会の会員です。同協会のご相談・苦情等窓口では、会員の個人情報の取扱いについてのご相談・苦情等を受け付けています。

一般社団法人投資信託協会　投資者相談室
電話03-5614-8440

• 本投資法人事業とは、1)投資信託及び投資法人に関する法律に基づく投資法人としての、不動産等の資産の取得、管理、処分その他の運用業務2)その他前号に付帯関連する一切の事業をいいます。